Zirai ilaç bayiinde BKST bildirimleri ve stok takibi nasıl yapılır?

Zirai ilaç bayiliği, stok takibinin yalnızca işletme kararı olmadığı sektörlerden biridir. Bitki koruma ürünleri Tarım ve Orman Bakanlığı'nın izleme sistemi kapsamındadır; ürün hareketleri bildirime tabidir.

Bu da iki ayrı kaydın birbirini tutması gerektiği anlamına gelir: sizin stoğunuz ve sistemdeki envanteriniz. İkisi ayrıştığında sorun yalnızca muhasebe sorunu olmaktan çıkar.

BKST kapsamındaki işlem türleri

Bildirime konu olan başlıca hareketler şunlar:

• Mal kabul — tedarikçiden gelen ürünün alınması
• Satış — çiftçiye veya başka bayiye satış
• İade — geri alınan ya da tedarikçiye iade edilen ürün
• İmha — kullanılamaz hâle gelen ürün
• Depo sevk — başka bir noktaya gönderim
• Depolar arası transfer — kendi depolarınız arasındaki hareket

Her hareketin karşılığında bir bildirim oluşur. Bildirimin işlemle aynı anda üretilmesi, sonradan toplu bildirim yapmaya göre çok daha az hata üretir.

Karekod: ürünün kimliği

Bitki koruma ürünleri karekod ile izlenir. Karekod ürünün kendisini, partisini ve genellikle son kullanma tarihini taşır. Mal kabulde karekodun okutulması, sonraki tüm hareketlerin doğru izlenebilmesinin ön şartıdır.

Uygulamada en sık yapılan hata, mal kabulde karekod okutmayıp ürünü elle girmektir. Bu durumda satışta hangi partinin çıktığı bilinemez ve envanter eşitlemesi tutmaz.

Lot, koli ve palet

Zirai ilaçta izleme üç seviyede yapılabilir: tekil ürün, koli ve palet. Toptan hareket eden işletmelerde koli veya palet bazında işlem yapabilmek ciddi zaman kazandırır — yüz kutuyu tek tek okutmak yerine palet okutulur.

Program tarafında bu, seri/lot–koli–palet hiyerarşisinin desteklenmesiyle mümkün olur.

Envanter eşitleme neden gerekli?

Zaman içinde işletme stoğu ile sistem envanteri arasında fark oluşabilir: unutulan bildirim, yanlış okutma, iade edilmiş ama bildirilmemiş ürün. Bu farkın düzenli olarak kontrol edilmesi ve eşitlenmesi gerekir.

Eşitlemenin ayda bir yapılması çoğu bayi için yeterli oluyor. Yılda bir yapıldığında ise farkın nedeni artık bulunamıyor; bu yüzden sıklık önemli.

Son kullanma tarihi yönetimi

Bitki koruma ürünlerinde SKT kritiktir. Tarihi geçen ürün satılamaz ve imha bildirimine konu olur. SKT'si yaklaşan ürünlerin raporlanabilmesi, zamanında satış ya da iade kararı verilmesini sağlar.

Bu, doğrudan finansal bir konudur: raf ömrü dolan ürün, stok değil zarar demektir.

Çok şubeli bayiler

Birden fazla noktası olan bayilerde her nokta ayrı takip edilir ve depolar arası transferler bildirime tabidir. Şube bazlı envanterin ayrı ayrı doğru tutulması gerekir; merkezde toplam görülse bile bildirim şube bazında yapılır.

Satışın ticari tarafı

Bildirim yükümlülüğü işin bir yüzü; diğer yüzü klasik bayi ticareti. Zirai ilaç bayiliğinde satışların önemli bölümü vadelidir ve tahsilat hasat dönemine bağlanır. Bu, alacak yönetimini sektörün en kritik konusu hâline getirir.

Cari hesap, vade takibi ve risk limiti yapısının kurulması bu yüzden bildirim kadar önemli. Konuyu genel olarak cari takip programı yazısında ele aldık.

Bilnex tarafında kurgu

Bilnex Zirai İlaç çözümü BKST entegrasyonu ile çalışıyor ve Tarım Bakanlığı onaylı bir sistem olarak sunuluyor. Karekod ile ürün takibi, seri/lot – koli – palet bazında izleme ve raf stok takibi mevcut.

Mal kabul, satış, iade, imha, depo sevk ve depolar arası transfer bildirimleri destekleniyor. Otomatik bildirim kaydı ile gelen bildirimler sisteme aktarılabiliyor; BKST envanter eşitleme özelliği ile işletme stoğu ile sistem envanteri karşılaştırılabiliyor. Çok şube GLN takibi ve depo yönetimi destekleniyor.

Son kullanma tarihi uyarıları, barkod üretimi ve basımı ve Excel ile QR aktarımı bulunuyor. Ticari tarafta e-Fatura / e-Arşiv / e-İrsaliye, cari hesap ve ön muhasebe işlemleri aynı yapıda yürüyor. Mobil uygulama desteği de mevcut.

Hangi çözüm gerekli?

Bildirim yükümlülüğü olan her bayide Bilnex Zirai İlaç çözümü çekirdek. Gübre, tohum ve diğer tarım girdilerini de satan bayilerde ticari taraf genişler; Bilnex Ticari yapısı bu tarafı karşılar. Bayilik ağı olan dağıtıcılarda B2B ve saha satış tarafı ayrıca değerlendirilir.

Uygulama sırası

1. Ürün kartlarının karekod bilgisiyle eşleştirilmesi.
2. Mal kabulde karekod okutma alışkanlığının oturtulması.
3. Bildirimlerin işlemle eşzamanlı üretilmesi.
4. Aylık envanter eşitleme rutininin kurulması.
5. SKT ve alacak yaşlandırma raporlarının düzenli okunması.

İkinci madde en kritik olanı: mal kabulde okutma yapılmadığında sonraki adımların hiçbiri düzgün çalışmaz.

Sık sorulan sorular