ERP geçiş danışmanlığı
Mevcut ERP'nizden başka bir sisteme geçiş, teknik bir taşıma değil bir risk yönetimi işidir. Önce geçmenin gerekli olup olmadığına, sonra nasıl geçileceğine karar veriyoruz.
Önce şu soruyu netleştirelim: sorun yazılımda mı?
ERP değiştiren işletmelerin bir bölümü, birkaç yıl sonra aynı şikâyetleri yeni sistem için tekrarlıyor. Nedeni genellikle aynı.
Yazılımı değiştirmek, tanımsız bir süreci tanımlı hâle getirmez. Eğitimsiz kullanıcıyı eğitmez. Kimsenin sahiplenmediği veriyi düzeltmez. Bu üç sorun varken yapılan geçiş, maliyeti yükseltir ama sonucu değiştirmez.
Bu yüzden geçiş danışmanlığına tanı koyarak başlıyoruz: sorun gerçekten ürünün sınırından mı geliyor, yoksa kurgudan mı? Cevap ikincisiyse, mevcut sisteminizi düzeltmek çoğu zaman daha akılcı ve bunu söylemekten çekinmiyoruz.
- Ürün sınırı: çok şube desteklenmiyor, üretim modülü yok, kullanıcı sayısı büyütülemiyor
- Kurgu sorunu: modüller açık ama kullanılmıyor, stok kodlaması bozuk, yetkiler tanımsız
- İnsan sorunu: eğitim verilmemiş, süreç sahibi yok, veri kimse tarafından sahiplenilmiyor
ERP'den ERP'ye geçiş yol haritası
Excel'den geçişten farklı olarak burada iki çalışan sistem, iki veri modeli ve bir sözleşme var.
1. Tanı
Mevcut sistem, kurgu ve kullanım incelenir. Sorunun kaynağı belirlenir; geçiş gerçekten gerekli mi, cevaplanır.
2. Sözleşme ve takvim
Mevcut sağlayıcıyla sözleşme koşulları, bakım yenileme tarihi ve veri çıkışı hakları gözden geçirilir; kesim tarihi buna göre seçilir.
3. Kapsam tasarımı
Yeni sistemde hangi süreç nasıl işleyecek, hangi modül açılacak, hangi entegrasyon yeniden kurulacak.
4. Veri planı
Neyin taşınacağı, geçmiş hareketlerin ne kadarının aktarılacağı ve mutabakatın nasıl yapılacağı belirlenir.
5. Paralel çalışma
Bir dönem iki sistem birlikte çalışır. Farklar günlük olarak karşılaştırılır; güven bu dönemde oluşur.
6. Kesim ve kapanış
Yeni sistem canlıya alınır, eski sistem salt-okunur arşive dönüşür ve yedeği saklanır.
Geçişte en çok karşılaşılan beş risk ve karşılığı
Tabloyu yana kaydırarak tamamını görebilirsiniz.
| Risk | Nasıl yönetiyoruz |
|---|---|
| Veri çıkışının kısıtlı olması | Mevcut sistemden veri alma yöntemleri planın ilk haftasında test edilir; sürprizle kesim gününde karşılaşılmaz |
| Açılış bakiyelerinin tutmaması | Mutabakat listeleri hazırlanır, farklar kesimden önce kapatılır ve yazılı onay alınır |
| Entegrasyonların kopması | e-Fatura, pazaryeri ve banka bağlantıları kesimden önce test ortamında kurulur ve denenir |
| Kullanıcı direnci | Departman bazlı eğitim ve süreç sahiplerinin projeye erken dahil edilmesi |
| Yoğun dönemde kesim yapmak | Kesim tarihi iş takviminize göre seçilir; sezon ve dönem sonu gibi yoğun tarihlerden kaçınılır |
ERP geçişi hakkında sık sorulanlar
-
Mevcut ERP'mizden başka bir ERP'ye geçmek mantıklı mı?
Sorunun kaynağına bağlı. Sorun yazılımın yetenek sınırıysa geçiş mantıklıdır. Ama sorun kurgudan, eğitimsizlikten veya süreç tanımsızlığından kaynaklanıyorsa, yeni yazılım aynı sorunu yeni bir arayüzle tekrar eder. İlk işimiz bu ayrımı yapmaktır — ve bazen "geçmeyin" dediğimiz de oluyor.
-
Geçiş sırasında iki sistemi birlikte kullanabilir miyiz?
Evet, hatta önerilen budur. Paralel çalışma dönemi maliyetlidir ama tek seferliktir; hatalı bir geçişin maliyeti ise süreklidir. Genellikle bir ay veya bir muhasebe dönemi paralel çalışılır.
-
Mevcut ERP sağlayıcımızla sözleşmemiz var, ne olacak?
Sözleşme koşullarınızı ve yenileme tarihinizi geçiş takvimine dahil ediyoruz. Kesim tarihini genellikle bakım döneminin bitimine yakın seçmek maliyet açısından avantajlı oluyor. Bu konuyu planlamanın başında konuşuyoruz.
-
Personelimiz yeni sisteme alışabilecek mi?
Bu, projenin en kritik ve en çok hafife alınan başlığı. Departman bazlı eğitim, kendi verinizle yapılan uygulama ve geçişten sonraki ilk haftalarda yoğun destek olmadan alışma gerçekleşmiyor. Planın içinde bu üçü mutlaka var.
-
Geçiş ne kadar sürer?
Kapsama bağlı: kullanıcı sayısı, şube yapısı, aktarılacak veri ve özel entegrasyonlar süreyi belirler. Analiz sonrası takvimi yazılı olarak paylaşıyor, kesim tarihini iş yoğunluğunuza göre seçiyoruz.
ERP Geçiş Planı Oluşturalım
Önce mevcut sisteminizi ve sorunun kaynağını inceleyelim. Geçiş gerekliyse planı, gerekli değilse alternatifi konuşalım.