ERP veri aktarımı
Verilerinizi kaybetmeden taşımak teknik bir işten çok, disiplinli bir işten ibaret. Aktarım öncesi temizlik, eşleştirme ve aktarım sonrası mutabakat — üçü de yapılmadan geçilmez.
Aktarımın zor kısmı taşımak değil, karar vermek
Teknik olarak veriyi bir yerden başka yere yazmak kolaydır. Zor olan, neyin taşınacağına ve hangi kaydın doğru olduğuna karar vermektir.
Bir işletmenin yıllar içinde biriken verisinde neredeyse her zaman şunlar bulunur: aynı ürünün üç farklı kartı, aynı müşterinin "A Ltd", "A Ltd." ve "A LİMİTED" olarak yazılmış üç kaydı, birimi karışmış ürünler, kimsenin nedenini hatırlamadığı bakiye farkları.
Bunları olduğu gibi taşımak, sorunu yeni sisteme kopyalamak demektir. Bu yüzden aktarımı üç aşamada yürütüyoruz: temizlik, eşleştirme, mutabakat.
Sekiz adımda veri aktarımı
Her adımın çıktısı yazılıdır; hangi kararın kim tarafından verildiği kayıt altına alınır.
1. Kaynak envanteri
Veriler nerede? Programda mı, Excel'de mi, muhasebecide mi? Çoğu işletmede veri üç yerde birden durur; hepsi listelenir.
2. Temizlik
Mükerrer kartlar, boş alanlar, hatalı birimler ve kullanılmayan kayıtlar raporlanır. Hangisinin doğru olduğuna işletme karar verir.
3. Eşleştirme
Eski sistemdeki alanlar yeni sistemdeki karşılıklarına eşlenir. Karşılığı olmayan alanlar için karar alınır: taşınacak mı, birleştirilecek mi, bırakılacak mı?
4. Deneme aktarımı
Önce test ortamına aktarılır. Hatalar burada görülür; canlı ortam denenmez.
5. Mutabakat
Kart sayıları, stok adet ve tutar toplamları, cari bakiye toplamları eski ve yeni sistemde karşılaştırılır.
6. Nihai aktarım
Kesim tarihinde son hâliyle aktarım yapılır. Öncesinde her iki tarafın da tam yedeği alınır.
7. Onay
Mutabakat listeleri size teslim edilir. Yazılı onayınız olmadan canlıya geçilmez.
8. Eski sistemin arşivlenmesi
Eski sistem hemen kapatılmaz; bir süre salt-okunur olarak erişilebilir tutulur ve yedeği saklanır.
Hangi veri aktarılır, hangisi tartışılır?
Aşağıdaki ayrım, aktarım kapsamını konuşurken kullandığımız çerçeve.
Tabloyu yana kaydırarak tamamını görebilirsiniz.
| Veri | Genellikle | Not |
|---|---|---|
| Stok kartları, barkod, birim | Aktarılır | Kodlama mantığı yeniden kurgulanacaksa eşleştirme tablosu hazırlanır |
| Cari kartlar ve iletişim bilgileri | Aktarılır | Mükerrer kayıtların birleştirilmesi bu aşamada yapılır |
| Açılış bakiyeleri (stok, cari, kasa, banka) | Aktarılır | Mutabakatın merkezinde bu kalem vardır |
| Fiyat listeleri ve iskonto kuralları | Aktarılır | Kural yapısı farklıysa yeniden kurgulanır |
| Hesap planı | Aktarılır | Muhasebecinizle birlikte gözden geçirilir |
| Geçmiş fatura ve fişler | Tartışılır | Maliyet–fayda kararı; çoğu işletmede gerekmez |
| Servis / garanti geçmişi | Tartışılır | Oto servis ve medikal gibi sektörlerde genellikle gerekir |
| Ekler, belgeler, görseller | Tartışılır | Hacim büyükse ayrı planlanır |
Aktarım sırasında verinizin güvenliği
Önce yedek
Aktarımdan önce kaynak sistemin tam yedeği alınır ve geri yüklenebilirliği test edilir. Test edilmemiş yedek, yedek sayılmaz.
Sınırlı erişim
Aktarım çalışmasında yalnızca gerekli veri, gerekli kişiyle paylaşılır. Veriniz üçüncü taraflara aktarılmaz.
Geri dönüş planı
Beklenmedik bir durumda eski sisteme dönebilmek için kesim planında geri dönüş adımı tanımlanır.
Sonrasında temizlik
Çalışma bittikten sonra aktarım için oluşturulan geçici kopyalar imha edilir.
ERP veri aktarımı hakkında sık sorulanlar
-
ERP değiştirirken verilerimi kaybeder miyim?
Doğru yürütülen bir aktarımda hayır. Kritik kural şu: eski sistem, yeni sistem güvenilir biçimde çalıştığı doğrulanana kadar kapatılmaz. Aktarım öncesi tam yedek alınır, aktarım sonrası mutabakat listeleriyle karşılaştırma yapılır. Eski verinin kendisi zaten yerinde durur; aktarım bir kopyalama işlemidir, taşıma değil.
-
Hangi veriler aktarılabiliyor?
Genellikle stok kartları, cari kartlar, açılış bakiyeleri, fiyat listeleri, barkodlar ve hesap planı sorunsuz aktarılır. Geçmiş hareketler (fatura, fiş, tahsilat) teknik olarak aktarılabilir ama her zaman aktarılması gerekmez; bu bir maliyet–fayda kararıdır.
-
Geçmiş hareketleri aktarmalı mıyız?
Çoğu işletme için gerekmez. Açılış bakiyeleriyle temiz başlamak, hem daha hızlı hem daha güvenilirdir; geçmiş sorgular için eski sistem bir süre salt-okunur tutulur. Ancak yasal saklama, garanti takibi veya servis geçmişi gibi ihtiyaçlar varsa aktarımı planlıyoruz.
-
Verilerimiz çok dağınık, yine de aktarılır mı?
Aktarılır ama önce temizlenir. Mükerrer stok kartları, aynı müşterinin farklı yazımları, birimi belirsiz ürünler ve tutmayan bakiyeler aktarım öncesinde raporlanır. Hangi kaydın doğru olduğuna siz karar verirsiniz; biz listeyi çıkarırız.
-
Aktarım ne kadar sürer?
Süreyi veri hacmi değil, verinin düzeni belirler. Temiz ve tek kaynaklı bir veri seti hızlı aktarılır; yıllar içinde dağılmış bir arşivde asıl süre temizlik ve eşleştirmede geçer.
-
Aktarımın doğru yapıldığını nasıl anlarız?
Mutabakat listeleriyle. Stok adet ve tutar toplamları, cari bakiye toplamları, kart sayıları ve hesap planı bakiyeleri eski ve yeni sistemde karşılaştırılır. Bu listeleri size teslim ediyoruz; onayınız olmadan canlıya geçilmiyor.
Veri Aktarımını Planlayalım
Verileriniz şu anda nerede duruyor ve ne kadar düzenli? Bu iki sorunun cevabı, aktarım planının tamamını belirliyor.