Bilnex ERP kurulumu
Kurulum, programın yüklenmesi değildir. İşletmenizin çalışma biçiminin sisteme doğru şekilde tarif edilmesidir. Yol haritamız adım adım aşağıda.
Yazılımı kurmak kolay, doğru kurmak ayrı bir iş
ERP projelerinin çoğu yazılımdan değil, kurulum kararlarından dolayı aksıyor.
Stok kartlarının nasıl kodlanacağı, depoların nasıl ayrılacağı, hangi kullanıcının hangi ekranı göreceği, iskonto ve fiyat listelerinin nasıl kurgulanacağı — bunlar kurulum sırasında verilen ve sonradan değiştirmesi pahalı olan kararlardır.
Bu yüzden kuruluma ekran açarak değil, soru sorarak başlıyoruz. Aşağıdaki on iki adım, bir Bilnex ERP kurulumunda izlediğimiz sıradır.
- Yanlış kurgulanan stok kodu, iki yıl sonra rapor almayı imkânsız hâle getirir
- Yetki matrisi kurulmadan açılan sistem, veri güvenliği sorununa dönüşür
- Açılış bakiyesi kontrol edilmeden yapılan geçiş, tutmayan cari hesap demektir
12 adımda Bilnex ERP kurulum süreci
Her adımın sonunda ne çıktığını ve kimin onay verdiğini yazılı olarak takip ediyoruz.
1. İhtiyaç analizi
Departmanlarla tek tek görüşülür; mevcut iş akışları, darboğazlar ve raporlama beklentileri çıkarılır.
2. Sistem kurulumu
Sunucu/veritabanı kurulumu, yedekleme planı, ağ ve erişim yapılandırması. Uzak veya şube erişimi varsa burada planlanır.
3. Şirket tanımları
Firma, şube, depo, kasa, banka, döviz ve muhasebe hesap planı tanımlanır. Çok şirketli yapılar burada kurgulanır.
4. Kullanıcılar
Kimin sistemi kullanacağı, hangi departmanda çalıştığı ve eşzamanlı kullanıcı ihtiyacı netleştirilir.
5. Yetkilendirme
Rol bazlı yetki matrisi kurulur. Kimin fiyat görebileceği, kimin iskonto verebileceği, kimin kayıt silebileceği belirlenir.
6. Stok ve cari yapılandırması
Stok kodlama mantığı, birim ve barkod yapısı, cari kart grupları, fiyat listeleri ve iskonto kuralları kurgulanır.
7. Veri aktarımı
Stok, cari, bakiye ve gerekiyorsa geçmiş hareketler taşınır. Aktarım öncesi temizlik ve eşleştirme yapılır.
8. Entegrasyonlar
e-Fatura/e-Arşiv, pazaryeri, e-ticaret, banka ve donanım (barkod, terazi, el terminali) bağlantıları kurulur.
9. Test
Gerçek senaryolarla test edilir: bir satış fişi baştan sona işlenir, stok ve muhasebe etkisi kontrol edilir.
10. Eğitim
Departman bazlı eğitim verilir. Depo, satış ve muhasebe farklı içerik alır; kendi ekranlarında çalışırlar.
11. Canlıya geçiş
Kesim tarihi belirlenir, açılış bakiyeleri onaylanır, sistem canlıya alınır. Mümkünse bir dönem paralel çalışılır.
12. Geçiş sonrası destek
İlk haftalar en yoğun soru dönemidir. Uzak bağlantı ve gerektiğinde yerinde destekle bu dönemi birlikte geçiyoruz.
Kurulumda kim neyi yapar?
Beklentiyi baştan netleştirmek, projenin en ucuz sigortasıdır.
Tabloyu yana kaydırarak tamamını görebilirsiniz.
| Konu | Quantumix | İşletmeniz |
|---|---|---|
| Analiz görüşmeleri | Soruları sorar, akışları yazar | Departman sorumlularını görüşmeye çıkarır |
| Donanım / sunucu | İhtiyacı belirler, kurulumu yapar | Tedarik kararını verir |
| Veri temizliği | Mükerrer ve hatalı kayıtları raporlar | Hangi kaydın doğru olduğuna karar verir |
| Açılış bakiyeleri | Aktarır ve karşılaştırma listesi üretir | Kontrol eder ve yazılı onay verir |
| Eğitim | Departman bazlı eğitimi verir | Kullanıcıların katılımını sağlar |
| Canlıya geçiş | Kesimi yürütür, ilk günlerde yanında olur | Kesim tarihini iş takvimine göre belirler |
Bilnex ERP kurulumu hakkında sık sorulanlar
-
Bilnex ERP kurulumu ne kadar sürer?
Tek lokasyonlu ve düzenli verisi olan bir işletmede kurulum genellikle birkaç hafta içinde canlıya geçecek olgunluğa ulaşır. Çok şubeli, üretim yapan veya veri seti dağınık olan işletmelerde süre uzar. Analiz görüşmesinden sonra takvimi yazılı olarak paylaşıyoruz.
-
Kurulum sırasında mevcut işimiz durur mu?
Hayır. Kurulum ve veri aktarımı, siz mevcut sisteminizde çalışmaya devam ederken yürütülür. Canlıya geçiş için genellikle ay başı gibi doğal bir kesim noktası seçilir; mümkün olduğunda bir dönem paralel çalışılır.
-
Sunucu almamız gerekiyor mu?
Kullanıcı sayısına ve çalışma biçiminize bağlı. Az kullanıcılı yapılarda güçlü bir iş istasyonu yeterli olabilirken, çok kullanıcılı ve çok şubeli yapılarda ayrı bir sunucu ya da bulut kurulumu daha doğru olur. Donanım kararını kurulumdan önce birlikte veriyoruz.
-
Kurulumda kimin ne yapması gerekiyor?
Bizim tarafımızda kurulum, yapılandırma, aktarım ve eğitim var. Sizin tarafınızda ise iki kritik sorumluluk var: her departmandan bir sorumlu belirlemek ve açılış bakiyelerini kontrol edip onaylamak. Bu iki madde ihmal edildiğinde projeler uzuyor.
-
Kurulumdan sonra bizi yalnız bırakıyor musunuz?
Hayır. Canlıya geçişten sonraki ilk haftalar en yoğun destek dönemidir; sorular bu dönemde çıkar. Uzak bağlantıyla hızlı müdahale ediyor, gerektiğinde yerinde destek veriyoruz.
Kurulum planınızı birlikte çıkaralım
Kaç kullanıcı, kaç şube, hangi veriler? Bu üç soruya verdiğiniz cevap, kurulum takvimini ve kapsamını belirliyor.