Cari takip programı: alacağı büyümeden görmenin yolu

Alacak sorunu hiçbir zaman aniden ortaya çıkmaz. Küçük gecikmelerle başlar, birikir ve bir gün “bu müşteriden ne kadar alacağımız var?” sorusu sorulduğunda kimse net bir rakam söyleyemez.

Cari takibin amacı tahsilat yapmak değildir — tahsilat sorunu hâline gelmeden görmektir.

Cari hesap nedir, ne değildir?

Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki tüm hareketlerin kronolojik kaydıdır: satış, tahsilat, iade, iskonto, çek, dekont. Bakiye bu hareketlerin sonucudur.

Cari hesap bir “borç listesi” değildir; bir ilişkinin kaydıdır. Doğru tutulduğunda mutabakat tartışması ortadan kalkar, çünkü her iki taraf da aynı hareketlere bakar.

1. Her satışı bir cariye bağlayın

“Peşin satış” için cari kartı açmamak yaygın bir tercih ama kısa vadeli. Aynı müşteri bir gün vadeli alacaktır ve o zaman geçmişi olmayacaktır. Düzenli müşterilerin tamamı için kart açılması, sonradan ihtiyaç duyulan geçmişi baştan biriktirir.

Kritik nokta: mükerrer kart açmamak. Aynı firmanın iki kartı olduğunda bakiye bölünür ve risk görünmez hâle gelir.

2. Vadeyi kayıt altına alın

“30 gün vade” sözlü bir anlaşmaysa takip edilemez. Her faturanın vade tarihi sistemde olmalıdır. Böylece:

• Vadesi gelen faturalar listelenebilir.
• Vadesi geçen alacaklar ayrı görülebilir.
• Ortalama tahsilat süresi ölçülebilir.

Son madde önemli: ortalama tahsilat süreniz uzuyorsa, ciro artsa bile nakit sıkışıklığı yaklaşıyor demektir.

3. Risk limiti tanımlayın

Risk limiti, bir müşteriye açılabilecek maksimum kredi tutarıdır. Limit aşıldığında satış sırasında uyarı çıkar. Bu, satışı engellemek için değil, kararı bilinçli hâle getirmek için vardır: limitin aşılmasına yönetici onay verir.

Limit belirlerken kullanılabilecek basit bir yaklaşım: müşterinin aylık ortalama alım tutarının vade süresine göre katı. 30 gün vadeli çalışan bir müşteride yaklaşık bir aylık alım tutarı makul bir başlangıç noktasıdır.

4. Alacak yaşlandırma raporunu okuyun

Yaşlandırma raporu alacakları bekleme süresine göre gruplar: 0-30, 31-60, 61-90, 90+ gün. Bu tablo bir işletmenin tahsilat sağlığını tek bakışta gösterir.

Bakılacak şey toplam alacak değil, dağılımın zaman içindeki değişimidir. 90+ gün grubu büyüyorsa, tahsilat politikası çalışmıyor demektir.

Çek ve senet takibi

Türkiye'de toptan ticaretin önemli bölümü çekle yürür. Çekin kimden alındığı, vadesi, ciro edildiyse kime ciro edildiği ve karşılığının çıkıp çıkmadığı takip edilmelidir. Portföydeki çeklerin vade dağılımı, nakit akış planlamasının doğrudan girdisidir.

Mutabakat

Dönem sonlarında bakiyelerin karşı tarafla karşılaştırılması, sorunları küçükken yakalar. Elektronik mutabakat (e-Mutabakat) süreci bu işi hızlandırır; her müşteriyle ayrı ayrı telefon trafiği yerine toplu bir akış kurulur.

Sık yapılan hatalar

• Tahsilatı hareketle kapatmamak. Ödeme alınır ama hangi faturaya sayıldığı belirtilmez; sonra hangi faturanın açık olduğu bilinemez.
• İskonto ve iadeyi geç işlemek. Bakiye yanlış görünür, müşteri haklı olarak itiraz eder.
• Vadesi geçen alacağa satış yapmaya devam etmek. Risk limiti bunun içindir.
• Yaşlandırma raporuna hiç bakmamak. En yaygın olanı.

Bilnex tarafında kurgu

Bilnex Ticari'de cari hesap modülü dekont, vadeli tahsilat ve cari hesap hareket kapama işlevlerini içeriyor; ödeme hangi faturaya sayıldı bilgisi bu şekilde tutuluyor. Çek-senet takibi ayrı bir modül olarak mevcut; taksitli satış destekleniyor.

Banka modülü ile hesap hareketleri ve mutabakat, kasa ile nakit hareketleri izleniyor. e-Dönüşüm tarafında e-Mutabakat süreci kullanılabiliyor. Karşılaştırmalı raporlar ile dönemsel değişim izlenebiliyor.

Genel muhasebe entegrasyonu gerektiğinde Bilnex Muhasebe tarafındaki mizan, bilanço ve BA/BS yapısı devreye giriyor.

Hangi çözüm gerekli?

Cari takip Bilnex Ticari içinde. Toptan ve bayi satışı ağırlıklıysa toptancı kurgusu, perakendede veresiye ağırlıklıysa bakkal/market yapısı tamamlayıcı olur.

Bu hafta yapılabilecek üç şey

1. Mükerrer cari kartları birleştirin.
2. Alacak yaşlandırma raporunu bir kez alın ve 90+ gün grubuna bakın.
3. En riskli beş müşteri için risk limiti tanımlayın.

Üçü toplam yarım gün sürer ve genellikle ilk haftada somut sonuç verir.

Sık sorulan sorular