Medikalde ÜTS bildirimleri nasıl yapılır? Alma, verme ve tüketici

Medikal sektöründe ürün takibi, işletmenin kendi tercihi değil bir yükümlülüktür. Tıbbi cihazlar, medikal ürünler ve ilgili ürün grupları Ürün Takip Sistemi (ÜTS) kapsamında izlenir. Ürünün üreticiden son kullanıcıya kadar geçtiği her aşama bildirilir.

Bu, medikal bayiliğini benzer büyüklükteki diğer ticari işletmelerden ayıran temel unsurdur: her satış aynı zamanda bir bildirimdir.

Dört temel bildirim türü

Alma bildirimi

Tedarikçiden ürün teslim alındığında yapılır. Ürünün sizin envanterinize geçtiğini bildirir. Bu bildirim yapılmadığında ürün sistemde hâlâ tedarikçinin envanterinde görünür ve satış bildirimi yapılamaz.

Verme bildirimi

Ürün başka bir firmaya (hastane, bayi, klinik) satıldığında yapılır. Karşı tarafın alma bildirimi ile eşleşir.

Tüketici bildirimi

Ürün son kullanıcıya verildiğinde yapılır. Zincirin son halkasıdır.

Üretim bildirimi

Üretim yapan firmalar için, ürünün üretildiğini bildirir.

Karekod: bildirimin temeli

Medikal ürünlerdeki karekod, ürünün tekil kimliğini taşır. İçinde ürün numarası, seri numarası veya lot bilgisi ve son kullanma tarihi bulunabilir. Bildirimler bu kod üzerinden yapılır.

Pratik sonuç şu: mal kabulde karekod okutulmadığında sonraki hiçbir adım düzgün çalışmaz. Elle giriş, ürünün tekil kimliğini kaybettirir.

Bildirim ile satışı ayırmayın

Sahada en sık gördüğümüz sorun, satışın programda, bildirimin ayrı bir yerde yapılmasıdır. Bu iki kayıt ayrıldığında:

• Bildirim unutulur ya da gecikir.
• Satılan ürünle bildirilen ürün karışır (yanlış lot).
• Ay sonunda envanter ile sistem arasındaki fark açıklanamaz hâle gelir.

Doğru kurgu, satış işleminin bildirimi de üretmesidir. Tek işlem, iki kayıt.

Lot, seri ve garanti takibi

Medikalde üç ayrı izleme boyutu vardır ve ürün grubuna göre hangisinin kullanılacağı değişir:

• Seri numarası: tekil ürünler (cihazlar) için.
• Lot/parti: toplu üretilen sarf malzemeleri için.
• Garanti süresi: cihazlarda satış sonrası hizmet için.

Garanti takibi çoğu işletmede ihmal edilir ama servis geliri açısından değerlidir: garantisi biten cihazların listesi, bakım anlaşması teklifi için hazır bir müşteri listesidir.

Sorgulama ve kontrol

ÜTS tarafında yalnızca bildirim yapılmaz; sorgulama da yapılır:

• Ürünün güncel durumu (kimin envanterinde)
• Bekleyen ürünler (size bildirilmiş ama siz almamışsınız)
• Firma sorgulama (vergi numarası veya Mersis numarasıyla)
• Bildirim geçmişi

“Bekleyen ürünler” listesi düzenli kontrol edilmesi gereken bir alandır; tedarikçi verme bildirimi yaptığı hâlde siz alma bildirimi yapmadıysanız ürün burada bekler.

Çok şubeli yapılar

Birden fazla noktası olan medikal bayilerinde her şube ayrı takip edilir; şubeler arası transferler de bildirime konu olur. Şube bazlı raporlama, hem envanter kontrolü hem bildirim doğruluğu için gerekli.

Bilnex tarafında kurgu

Bilnex Medikal çözümünde ÜTS bildirimleri — alma, verme, tüketici ve üretim — destekleniyor. Karekod ve seri numarası takibi, lot/parti takibi ve garanti süresi takibi mevcut. Ürün geçmişi izlenebilirliği ile bir ürünün geçtiği aşamalar görülebiliyor.

Sorgulama tarafında ürün durumu sorgulama, bekleyen ürün sorgulama, firma sorgulama (vergi/Mersis numarası ile) ve bildirim geçmişi sorgulama bulunuyor. Çok şube desteği ve şube bazlı raporlama var.

Veri tarafında Excel ile lot bilgili aktarım ve fiyat güncelleme yapılabiliyor. Ticari tarafta e-Fatura, POS ve mobil uygulama desteği mevcut; pazaryeri ve e-ticaret entegrasyonları da kullanılabiliyor.

Hangi çözüm gerekli?

Bildirim yükümlülüğü olan işletmelerde Bilnex Medikal / ÜTS çözümü çekirdek. Cari, fatura, banka ve çek-senet tarafı için Bilnex Ticari yapısı ekleniyor. Hastane ve bayi ağına satış yapanlarda B2B sipariş portalı tarafı da değerlendirilebilir.

Uygulama sırası

1. Ürün kartlarının ÜTS ürün numaralarıyla eşleştirilmesi.
2. Mal kabulde karekod okutma alışkanlığının kurulması.
3. Satış işleminin bildirimi de üretecek şekilde kurgulanması.
4. Bekleyen ürün listesinin haftalık kontrolü.
5. Garanti ve SKT raporlarının düzenli okunması.

Sık sorulan sorular