Toptancı programı: fiyat listesi, iskonto ve sevkiyat düzeni

Toptancılıkta ciro büyüktür, marj incedir. Bu ikisi bir araya geldiğinde küçük hatalar büyük tutarlara dönüşür: yanlış fiyattan kesilen bir fatura, unutulan bir iskonto, tahsil edilemeyen bir alacak.

Bu yüzden toptancı programında aranan şey özellik zenginliği değil, zincirin kopmamasıdır: teklif → sipariş → irsaliye → fatura → tahsilat.

Müşteri bazlı fiyat: işin merkezi

Toptancılıkta tek fiyat yoktur. Aynı ürün farklı müşterilere farklı fiyattan satılır ve bu farkın bir mantığı olmalıdır. Program tarafında bunun karşılığı fiyat listeleridir:

• Müşteri grubu bazlı liste: A grubu bayi, B grubu bayi, perakende.
• Müşteri özel fiyat: belirli müşteriye belirli üründe özel fiyat.
• Kademeli iskonto: miktar arttıkça artan indirim.
• Kampanya fiyatı: tarih aralıklı geçici fiyat.

Bu yapı kurulmadığında fiyat, satışçının hafızasına ve pazarlık gücüne kalır. Sonuç, öngörülemeyen bir marjdır.

Sipariş–irsaliye–fatura zinciri

Toptancılıkta sipariş ile sevkiyat aynı anda olmaz. Sipariş alınır, stok ayrılır, sevkiyat planlanır, irsaliye kesilir, sonra fatura düzenlenir. Bu adımların birbirine bağlı olması gerekir:

1. Sipariş girildiğinde stok rezerve edilmeli (satılmamış ama sözü verilmiş).
2. İrsaliye siparişten üretilmeli; elle yeniden yazılmamalı.
3. Fatura irsaliyeden üretilmeli; kısmi sevkiyatlarda kalan bakiye görünmeli.

Zincir kopuk olduğunda en sık görülen sonuç, sevk edilen ama faturalanmayan mal olur.

Eksik sevkiyat ve bakiye sipariş

Toptancılıkta siparişin tamamı her zaman gönderilemez. Kalan miktarın “bakiye sipariş” olarak takip edilmesi gerekir; aksi hâlde müşteri ikinci kez sipariş vermek zorunda kalır ya da gönderim unutulur.

Açık sipariş raporu, satış yöneticisinin düzenli baktığı listelerden biri olmalıdır.

Sevkiyat planlaması

Hangi siparişler hangi araca yüklenecek, hangi rotayla gidecek? Bu planlama yapılmadığında araç eksik dolar, aynı bölgeye iki kez gidilir, nakliye maliyeti artar.

Basit bir başlangıç: siparişleri bölgeye göre gruplamak ve sevk gününü bölgeye sabitlemek. Bu tek düzenleme bile nakliye maliyetinde fark yaratır.

Alacak yönetimi: toptancının asıl riski

Toptancılıkta satış kolay, tahsilat zordur. Üç araç gereklidir:

• Vade takibi: her faturanın vadesi ve bekleyen gün sayısı.
• Risk limiti: müşteri bazlı üst sınır; aşıldığında satışta uyarı.
• Yaşlandırma raporu: alacakların 30-60-90 gün kırılımı.

Bu üçü kurulduğunda tahsilat, kişisel hatırlatma olmaktan çıkıp bir sürece dönüşür. Ayrıntısını cari takip programı yazısında ele aldık.

Depo yönetimi

Toptancıda depo, dükkandan farklı çalışır: mal paletle gelir, koliyle çıkar. Adresleme (koridor–raf–göz), FIFO düzeni ve sayım disiplini gerekir. Çok depolu çalışan işletmelerde depolar arası transferin kayıt altına alınması ayrıca önemli.

Bayi sipariş portalı

Telefon ve WhatsApp ile alınan siparişler hem zaman alır hem hata üretir. Bayilerin kendi fiyatlarıyla, kendi bakiyelerini görerek sipariş verebildiği bir portal, satış ekibinin yükünü belirgin biçimde azaltır. Bu tarafı E-Ticaret ve B2B sayfamızda anlattık.

Bilnex tarafında kurgu

Bilnex Ticari'de sipariş, irsaliye, teklif ve fatura modülleri birbirine bağlı çalışıyor; e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye süreçleri aynı yapıda yürüyor. Cari hesap tarafında vadeli tahsilat, hareket kapama, dekont ve detaylı müşteri raporları mevcut; çek-senet takibi ayrıca var.

Depo takibi ile çok depolu yapı, min/max stok seviyesi ile sipariş noktaları, barkod ve etiket basımı ile depo operasyonu destekleniyor. Dövizli işlem ihracat/ithalat yapan firmalar için mevcut. Proje/şube takibi ile bölge bazlı ayrıştırma yapılabiliyor.

Saha satışı için Mobilnex: araçtan satış, sipariş, irsaliye, tahsilat, rota ziyaret takibi ve offline çalışma. Bayi siparişleri için Bilnex B2B portalı kullanılabiliyor.

Hangi çözüm gerekli?

Çekirdek Bilnex Ticari. Bayi ağı varsa B2B portalı, saha ekibi varsa Mobilnex eklenir. Kullanıcı sayısı ve süreç karmaşıklığı arttıkça Bilnex ERP ölçeği değerlendirilir. Dağıtım ve bölge yapısı öne çıkıyorsa distribütör kurgusu daha yakın olabilir.

İlk üç iyileştirme

1. Fiyat listelerini sistematik hâle getirin (grup + özel fiyat + kademeli iskonto).
2. Sipariş–irsaliye–fatura zincirini kopuksuz kurun.
3. Alacak yaşlandırma raporunu haftalık rutine alın.

Sık sorulan sorular