Markette stok takibi nasıl yapılır? Raf, depo ve sayım

Markette stok takibi, cafe ya da restorandaki gibi reçete meselesi değildir. Ürün nasıl geliyorsa öyle satılır. Buna rağmen stok çoğu markette tutmaz. Sebep tek bir yerde toplanmaz; birkaç küçük eksik bir araya gelir.

Program seçim kriterlerini daha önce market programı seçim rehberinde ele almıştık. Bu yazı seçim sonrasına, yani stoğun fiilen nasıl tutulacağına odaklanıyor.

Markette stok neden tutmaz?

• Barkodsuz ürünler. Manav reyonu, açık ürünler, tartılı gıda. Kasada elle girildiğinde ya yanlış ürün seçiliyor ya da genel bir “manav” kartına yazılıyor.
• Raf ve depo ayrımının olmaması. Depodan rafa çıkan ürün kayıt altına alınmadığında hangi ürünün nerede olduğu bilinemiyor.
• Mal kabulün eksik yapılması. Gelen irsaliye ile fiilen gelen ürün karşılaştırılmıyor; eksik gelen mal stoğa tam giriyor.
• SKT'si geçen ürünlerin düşülmemesi. Atılan ürün stokta duruyor.
• Sayımın hiç yapılmaması. Ya da yılda bir kez, kapalı gün yapılıp bir daha bakılmaması.

1. Barkodu tüm ürünlere yayın

Ambalajlı ürünlerde üretici barkodu kullanılır. Barkodsuz ürünler için iki yol var: kendi barkod etiketinizi basmak ya da terazi barkodu kullanmak. Tartılı ürünlerde terazi, ağırlığı barkodun içine yazar; kasa bu barkodu okuduğunda hem ürünü hem gramajı bilir.

Barkod ve terazi kurulumunun ayrıntısını ayrı bir yazıda anlattık.

2. Raf ile depoyu ayırın

Küçük bir markette tek depo yeterli olabilir; ama deposu ayrı olan işletmelerde raf ve depo ayrı stok noktası olarak tanımlanmalıdır. Depodan rafa çıkan ürün bir transfer hareketi oluşturur.

Bunun pratik faydası şudur: raf boşaldığında deponun dolu olup olmadığı ekrandan görülür. “Depoya bakayım” diye gitmek yerine bakılan yer sistem olur.

3. Mal kabulü ciddiye alın

Stok hatalarının belki de en büyük kaynağı burada. İrsaliyeye bakılmadan yapılan giriş, ay sonunda çözülemeyen bir fark olarak karşınıza çıkar. Doğru akış:

1. Gelen ürün irsaliyeyle karşılaştırılır.
2. Eksik/fazla varsa kayda geçirilir.
3. Alış fiyatı kontrol edilir (kampanyalı fiyat, iskonto).
4. Giriş yapılır ve raf etiketi gerekiyorsa basılır.

El terminaliyle mal kabul yapılabiliyorsa süreç ciddi biçimde hızlanır.

4. Sayımı kademelendirin

Binlerce kalemli bir markette her şeyi her ay saymak gerçekçi değil. Uygulanabilir yöntem kademeli sayımdır:

• Haftalık: Hızlı devreden ve değeri yüksek ürünler (sigara, içecek, deterjan, et-şarküteri).
• Aylık: Reyon bazında dönüşümlü sayım — bu ay kuru gıda, gelecek ay temizlik.
• Yılda 1–2 kez: Tam envanter.

Bu düzen, tek seferlik büyük sayımdan hem daha kolay hem daha doğru sonuç verir. Sayım yönteminin ayrıntısı için stok sayımı rehberimize bakabilirsiniz.

5. SKT ve fireyi kaydedin

Tarihi geçen ürün atıldığında zayiat fişi kesilmelidir. Kesilmediğinde stokta durur ve bir sonraki sayımda fark olarak çıkar — ama o zaman nedeni bilinmez. SKT'si yaklaşan ürünlerin raporlanabilmesi, indirimle satış kararının zamanında verilmesini sağlar.

6. Minimum stok seviyesi tanımlayın

Sipariş kararını hafızaya bırakmak, hem eksik hem fazla siparişin nedenidir. Kritik ürünlerde minimum seviye tanımlandığında, seviyenin altına düşen ürünler sipariş listesine kendiliğinden düşer.

Bilnex tarafında karşılığı

Bilnex Market & Mağaza çözümünde stok takibi depo ayrımıyla yapılabiliyor; raf ve depo ayrı takip edilebiliyor. Stok sayımı program içinden yapılıp fark raporu alınabiliyor. Sayım ve mal kabul için el terminali desteği var (Windows, WinCE, WMobile, Android ve iOS platformları).

Minimum ve maksimum stok seviyesi tanımlanabiliyor; seviyenin altına düşen ürünler raporlanıyor. Excel ile toplu fiyat güncelleme mümkün — çok kalemli zam dönemlerinde en çok işe yarayan özelliklerden biri. Renk, beden, seri ve lot bazlı takip destekleniyor; lot takibi SKT yönetimi için kullanılabiliyor.

Çok şubeli yapılarda replikasyon ile şube verileri merkezde toplanabiliyor. Saha ve depo işlemleri için Mobilnex tarafında sayım, barkod okuma ve depo bazlı stok takibi mevcut.

Hangi kurgu gerekir?

Tek şube market için Bilnex Market & Mağaza çözümü çekirdek. Tedarikçi cari hesapları, fatura ve e-Fatura ihtiyacı Bilnex Ticari tarafından karşılanıyor. Şube sayısı arttığında merkez–şube veri akışının baştan planlanması gerekiyor.

Uygulama sırası

Önce barkod bütünlüğü, sonra mal kabul disiplini, sonra kademeli sayım, en son minimum seviye ve SKT raporları. İlk iki adım tamamlandığında stok farkının büyük bölümü zaten kaybolur.

Sık sorulan sorular