Stok sayımı nasıl yapılır? Fire ve kaçağı azaltan 7 kural

Stok sayımı, işletmenin kayıtlarıyla gerçeği karşılaştırdığı tek andır. Kayıtta 100 adet görünen ürünün rafta 92 adet çıkması sadece bir sayı farkı değildir; fire, kaçak, hatalı giriş veya kayıtsız satış anlamına gelebilir. Bu nedenle sayım, bir formalite değil bir teşhis aracıdır.

Sayım neden önemlidir?

Stok doğruluğu bozulduğunda etkisi zincirleme yayılır: sipariş kararları yanlış verilir, satış ekibi olmayan ürünü satar, maliyet hesabı sapar ve dönem sonu kârlılık yanlış hesaplanır. Düzenli sayım, bu zincirin ilk halkasını sağlama alır.

1. Sayım öncesi hareketleri durdurun

Sayım sırasında mal giriş-çıkışı devam ediyorsa sonuç güvenilir olmaz. Sayım penceresi boyunca sevkiyat ve mal kabul durdurulmalı; durdurulamıyorsa bu hareketler ayrı bir alanda toplanıp sayım sonrası işlenmelidir.

2. Depo ve raf düzenini netleştirin

Sayımdan önce depo düzeninin sağlanması, sayım süresini yarıya indirir. Aynı ürünün farklı raflarda dağınık durması, hem tekrar sayıma hem de atlanan kalemlere yol açar. Depo ayrıştırması yapılmış bir sistemde sayım, depo bazında planlanabilir.

3. Sayımı iki kişiyle yapın

Klasik ama etkili bir kural: sayan ile kaydeden farklı kişiler olsun. Kritik ürünlerde ikinci bir kişinin körlemesine tekrar sayması (kayıttaki rakamı görmeden) doğruluğu belirgin biçimde artırır.

4. Barkodla sayın, kâğıtla değil

Kâğıda yazıp sonra sisteme girmek, iki ayrı hata kaynağı yaratır: yazarken ve girerken. El terminali veya mobil uygulama ile barkod okutarak sayım yapmak hem hızlıdır hem de veri doğrudan sisteme düşer.

Bilnex tarafında mobil uygulamalarla sayım, mal kabul ve etiket basma işlemleri sahadan yapılabilir; mobil uygulamalar sayfamıza bakabilirsiniz.

5. Farkı analiz edin, hemen düzeltmeyin

En sık yapılan hata, sayım farkını görüp doğrudan kayda işlemektir. Bu, sorunu çözmez yalnızca gizler. Önce farkın nedeni araştırılmalıdır:

• Hatalı mal kabul veya eksik giriş
• Yanlış barkod veya birim tanımı
• Kayıt dışı satış veya iade
• Fire, bozulma, kırılma
• Depo içi transferin kaydedilmemesi

Neden bulunmadan yapılan düzeltme, bir sonraki sayımda aynı farkı üretir.

6. Dönemsel sayıma geçin

Yılda bir kez yapılan büyük sayım, hem operasyonu durdurur hem de sorunu geç gösterir. Bunun yerine dönemsel sayım yöntemi önerilir: stok, ürün gruplarına bölünür ve her hafta bir grup sayılır. Böylece yıl boyunca tüm stok sayılmış olur, sapmalar erken yakalanır.

Yüksek devir hızına veya yüksek değere sahip ürünler daha sık sayılmalıdır.

7. Sonuçları eyleme dönüştürün

Sayım raporu dosyalanıp unutulduğunda hiçbir işe yaramaz. Her sayım sonrası şu üç soru cevaplanmalıdır: hangi üründe sistematik fark var, bu farkın kaynağı hangi süreçte ve bu süreçte ne değiştireceğiz?

Özet

Sayım; hazırlık, disiplin ve analiz gerektirir. Hareketleri durdurmak, barkodla saymak, farkı analiz etmek ve dönemsel sayıma geçmek, stok doğruluğunu kalıcı biçimde yükseltir. Doğru kurulmuş bir ön muhasebe programı bu süreci belirgin biçimde kolaylaştırır.