Fırın programı: günlük üretim, sevkiyat ve iade takibi

Fırın işletmesinde tezgâh satışı işin görünen yüzüdür. Asıl hacim çoğu zaman dağıtımdadır: bakkallara, marketlere, kantinlere ve restoranlara giden ekmek. Bu dağıtım kayıt altına alınmadığında fırının kârlılığı hakkında söylenen her şey tahmindir.

Fırının üç akışı

1. Üretim

Un, maya, tuz ve su girer; ekmek, poğaça, simit çıkar. Bir çuval undan kaç ekmek çıktığı bilinmeden hammadde tüketimi denetlenemez.

2. Sevkiyat

Sabah araca yüklenen ürün, noktalara dağıtılır. Her noktaya kaç adet bırakıldığı kaydedilmeli; aksi hâlde tahsilat tartışmaya döner.

3. İade

Fırın işinin ayırt edici tarafı budur. Satılmayan ekmek genellikle geri gelir. İade kaydedilmediğinde hem stok hem cari hesap yanlış olur.

Manuel yürütmenin sonuçları

• “Kaç ekmek bıraktın” tartışması. Şoförün defteri ile bakkalın hafızası uyuşmuyor.
• İade sayısı belirsiz. Geri gelen ekmek bir yere yazılmıyor; ay sonu hesabı yaklaşık yapılıyor.
• Un tüketimi denetlenemiyor. Çuval sayısı ile üretilen ekmek arasındaki oran takip edilmediğinden fire mi, fazla kullanım mı belli olmuyor.
• Açık hesaplar birikiyor. Veresiye çalışan noktaların bakiyesi ancak sorun çıkınca fark ediliyor.

Programdan beklenmesi gerekenler

Günlük üretim kaydı

Kaç çuval un kullanıldı, kaç adet ürün üretildi. Reçete tanımlıysa üretim fişi girildiğinde un ve maya stoktan otomatik düşer.

Sevkiyat irsaliyesi

Her noktaya bırakılan ürün bir belgeye bağlanmalı. Bu belge hem stok hareketi hem cari hesap hareketidir. Elle yazılan defter yerine irsaliye kesilmesi, ay sonu mutabakatını tartışma olmaktan çıkarır.

İade kaydı

Geri gelen ürün, iade fişiyle işlenmeli; cari hesaptan düşmeli ve stoğa (ya da zayiata) girmelidir. İade oranı ayrıca raporlanabilmelidir — hangi noktanın ne kadar iade verdiği, dağıtım planının en önemli girdisidir.

Cari hesap ve tahsilat

Bakkal ve market hesapları açık çalışır. Vade, bakiye ve tahsilat takibinin programda olması gerekir. Bu konuyu genel olarak cari takip programı yazısında ele aldık.

Fiyat farklılaştırma

Tezgâh fiyatı ile toptan fiyatı aynı değildir; noktaya göre de değişebilir. Program müşteri bazlı fiyat/iskonto tanımlayabilmelidir.

Un maliyeti ve verim

Fırında maliyet kontrolünün merkezinde tek bir oran vardır: bir çuval undan çıkan ürün adedi. Bu oran düştüğünde ya fire artmıştır ya gramaj kaymıştır ya da un değişmiştir.

Oranı takip edebilmek için üretim kaydının düzenli girilmesi şart. Bir haftalık veri bile normalin ne olduğunu gösterir; sapmalar sonra kendiliğinden dikkat çeker. Un ve ekmek maliyetinin ayrıntılı hesabına ayrı bir yazıda gireceğiz.

Bilnex tarafında kurgu

Bilnex Üretim'de reçete ve toplu üretim yapısı fırının üretim tarafını karşılıyor: günlük üretim fişi girildiğinde un, maya ve tuz stoktan düşüyor, mamul stoğa giriyor. Sevkiyat tarafında irsaliye ve fatura kesilebiliyor; e-İrsaliye kapsamındaki işletmeler için elektronik sevk irsaliyesi de mevcut.

İadeler iade fişiyle işleniyor, cari hesaptan düşüyor. Cari hesap tarafında vadeli tahsilat, hareket kapama ve bakiye raporları var. Müşteri bazlı fiyat ve iskonto tanımlanabiliyor.

Dağıtım aracından satış yapılıyorsa Mobilnex tarafı devreye giriyor: araçtan satış, irsaliye, tahsilat ve rota ziyaret takibi mobil olarak yapılabiliyor, offline çalışabiliyor. Bu, kapalı bölgelerde dağıtım yapan fırınlar için önemli bir ayrıntı.

Hangi Bilnex çözümü uygun?

Üretim + dağıtım birlikte yürüyorsa çekirdek Bilnex Üretim, üzerine cari/fatura tarafı için Bilnex Ticari yapısı gelir. Yalnızca tezgâh satışı yapan, dağıtımı olmayan küçük bir fırında daha sade bir kurulum yeterli olabilir. Pastane ürünleri de üretiliyorsa pastane programı yazısındaki yapıya bakmak faydalı olur.

Uygulama sırası

Önce ürün ve hammadde kartları, sonra günlük üretim fişi alışkanlığı, sonra sevkiyat irsaliyesi, en son iade ve cari hesap düzeni. Sevkiyat irsaliyesi devreye girdiği gün ay sonu mutabakat süresinin ne kadar kısaldığını çoğu işletme hemen fark ediyor.

Sık sorulan sorular