Pastane programı: üretim, reçete ve satışı tek yerde toplamak

Pastane, tek bir işletme gibi görünse de aslında iki farklı iş yürütür. Arkada bir üretim atölyesi vardır: un, yumurta, krema, çikolata girer; pandispanya, krema ve yaş pasta çıkar. Önde bir perakende mağaza vardır: vitrin, tartı, kasa, müşteri.

Program seçiminde yapılan en yaygın hata, bu ikisinden yalnızca birine bakmaktır. Sadece kasa programı alan pastane üretimini göremez; sadece üretim programı alan reyonu göremez. Gereken, ikisini birbirine bağlayan bir yapıdır.

Pastanede süreç nasıl işler?

1. Hammadde girişi. Un, şeker, yumurta, krema, meyve. Faturayla gelir, depoya girer.
2. Yarı mamul üretimi. Pandispanya, krema, şurup, çikolata ganajı. Bunlar satılmaz; başka ürünlerin içine girer.
3. Mamul üretimi. Yaş pasta, kuru pasta, tart, kurabiye. Yarı mamul ve hammaddeden üretilir.
4. Reyona transfer. Üretilen ürün vitrine çıkar. Bu bir satış değil, bir depo hareketidir.
5. Satış. Kilo, dilim ya da adet bazında.
6. Gün sonu. Kalan ürün, fire, indirimli satış.

Bu altı adımın hepsi kayıt altına alınmadığında, ay sonunda “ne kadar un harcadık, ne kadar pasta sattık” sorularının arası kapanmaz.

Pastanenin programdan beklentileri

İki kademeli reçete

Pandispanya bir üründür ama satılmaz; yaş pastanın içine girer. Program yarı mamul kavramını desteklemiyorsa her yaş pasta reçetesine unu, yumurtayı, şekeri tek tek yazmak gerekir. Bu hem gerçek üretimle uyuşmaz hem de bakımı imkânsızdır.

Tartılı satış

Kuru pasta ve bazı ürünler kiloyla satılır. Terazi entegrasyonu ya da tartıdan gelen barkodun okunabilmesi gerekir.

Dilim–bütün ayrımı

Bir yaş pasta bütün olarak da, dilim olarak da satılır. İkisinin fiyatı farklı, stok düşüşü aynı ürüne bağlıdır. Program bu dönüşümü yapabilmelidir.

Özel sipariş

Doğum günü pastası, nişan pastası, kurumsal siparişler. Bunların teslim tarihi, kapora tutarı ve müşteri notu takip edilmelidir.

Son kullanma ve gün sonu

Pastane ürünleri kısa ömürlüdür. Gün sonunda kalan ürünün ne olduğu (indirimli satıldı mı, fireye mi gitti) kaydedilmezse maliyet resmi bozulur.

Manuel yürütüldüğünde ne oluyor?

Defterle yürüyen pastanelerde tekrarlayan dört sorun görüyoruz:

• Un ve yumurta tüketimi ile satılan pasta arasında bağ kurulamıyor; fire mi, kaçak mı, fazla kullanım mı olduğu bilinemiyor.
• Yaş pastanın gerçek maliyeti bilinmediği için fiyat, rakibe bakılarak belirleniyor.
• Özel siparişler kâğıda yazılıyor; teslim günü unutulan sipariş çıkıyor.
• Kurumsal müşterilerin (kafe, otel, market) cari hesabı düzensiz; ay sonunda mutabakat tartışmaya dönüyor.

Bilnex bu yapıyı nasıl karşılıyor?

Bilnex Üretim tarafında reçete, ürettiğiniz ürünlerin hammaddelerini, giderlerini ve satış fiyatlarını birlikte takip edecek biçimde kurgulanmış. Pandispanya ve krema gibi ara ürünler yarı mamul olarak tanımlanıp toplu üretim ile üretiliyor; yaş pasta reçetesi bu yarı mamulleri kullanıyor. Böylece iki kademeli üretim programda birebir karşılık buluyor.

Üretim sonrası reyona transfer depo hareketi olarak kaydediliyor; üretim deposu ile satış deposu ayrı tutulabiliyor. Satış tarafında dokunmatik hızlı satış, kasa takibi ve barkod/terazi kullanımı mevcut. Özel siparişler için sipariş modülü, kurumsal müşteriler için cari hesap ve e-Fatura tarafı devrede.

Min/max stok seviyesi tanımlanabildiği için un, krema gibi kritik hammaddelerde sipariş noktası kaçırılmıyor.

Hangi Bilnex kurgusu uygun?

Üretim ağırlıklı bir pastanede çekirdek Bilnex Üretim; reyon ve kasa tarafı için market/restoran satış yapısı bunun üzerine kurulur. Üretimi sınırlı, ağırlıklı olarak dışarıdan alıp satan bir pastanede Bilnex Ticari ile başlamak yeterli olabilir. Şube sayısı arttığında merkez üretim + şube satış kurgusu ayrıca planlanır.

Üretim ve reçete tarafının ayrıntısını pastanede üretim ve reçete takibi yazısında anlattık. Ekmek ve unlu mamul üretimi ağırlıktaysa fırın programı yazısı daha yakın olabilir.

Nereden başlamalı?

Önce hammadde kartları ve birim dönüşümleri, sonra yarı mamul reçeteleri, sonra en çok satan mamullerin reçeteleri, en son özel sipariş ve cari tarafı. Bu sıra, ilk haftadan itibaren anlamlı rapor üretir.

Sık sorulan sorular