Cafede stok takibi nasıl yapılır? Kaybı durduran 6 kural

Cafe işletmecisinin en sık kurduğu cümle şudur: “Kasa tutuyor ama stok tutmuyor.” Ay sonunda ciro beklenen yerde, ancak depoda olması gereken çekirdek, süt veya şurup yok. Aradaki fark genellikle hırsızlık değildir; ölçülemeyen tüketimdir.

Bir markette 1 adet ürün satılır ve stoktan 1 adet düşer. Cafede ise 1 bardak latte satılır ve stoktan 18 gram çekirdek, 180 ml süt, 1 bardak, 1 kapak ve 1 karıştırıcı düşmesi gerekir. Bu dönüşüm kurulmadığı sürece stok takibi bir tahmin oyunudur.

Cafede kayıp nereden çıkar?

Sahada gördüğümüz kayıpların neredeyse tamamı beş başlıkta toplanıyor:

• Ölçüsüz hazırlama. Aynı içeceği iki barista farklı gramajla yapıyor. Shot dozajı 18 gram yerine 21 gram olunca kilo başına çıkan bardak sayısı düşüyor.
• İkram ve deneme. Personel içeceği, tanıdık ikramı, yeni tarif denemeleri. Bunlar gerçek maliyettir ama çoğu işletmede hiçbir yere kaydedilmez.
• Açık ürün. Açılan bir şurup şişesi ya da çikolata sosu kovası stokta hâlâ “1 adet” görünür. Yarısı bittiğinde sistem bunu bilmez.
• Bozulma ve son kullanma tarihi. Özellikle süt, krema ve taze ürünlerde.
• Yanlış ürün girişi. Kasada “latte” yerine “americano” tuşlanınca hem ciro hem stok yanlış düşer.

1. Önce ürünü değil, reçeteyi tanımlayın

Stok takibinin başlangıç noktası menü değil, menünün arkasındaki malzeme listesidir. Her satış ürünü için hangi hammaddeden ne kadar gittiğini yazmak gerekir. Bu iş bir kereye mahsustur ve ortalama bir cafe menüsünde bir günde biter.

Reçete kurulumunun nasıl yapıldığını reçete ve porsiyon maliyeti yazısında adım adım anlattık.

2. Birimleri tek bir dile çevirin

Çekirdek kilogramla alınır, gramla tüketilir. Süt litreyle alınır, mililitreyle tüketilir. Bardak kolinin içinden çıkar, adetle tüketilir. Program tarafında alım birimi ile tüketim birimi arasındaki katsayı tanımlanmazsa reçete çalışmaz.

Pratik kural: alım birimi ne olursa olsun, stok kartının ana birimi tüketim birimi olsun. 1 kg çekirdek girişini 1.000 gram olarak tutmak, sonradan yapılacak her hesabı kolaylaştırır.

3. Açılan ürünü “açık stok” olarak ayırın

Kapalı 5 kg'lık çikolata sosu kovası ile tezgâhta açık duran kova aynı şey değildir. Açık ürünü ayrı bir stok kartında gram cinsinden tutmak, hem sayımı hızlandırır hem de “kova bitti ama sistemde 3 kg görünüyor” sorununu bitirir.

4. Günlük sayımı 15–20 kaleme indirin

Tam sayım ayda bir yeterlidir. Günlük yapılması gereken, kaybın en çok olduğu kalemlerin sayımıdır: çekirdek, süt, en çok satan iki-üç şurup, bardak, kapak ve varsa tatlı vitrinindeki ürünler. Beş dakikalık bir sayım, ay sonunda çıkacak sürprizin yüzde sekseninin önüne geçer.

Tam sayımın nasıl yapılacağı ayrı bir konu; bunun için stok sayımı rehberimize bakabilirsiniz.

5. İkramı ve zayiatı kasadan geçirin

Personel içeceğinin de, bozulan sütün de bir “satış tipi” olması gerekir: ikram, personel, zayiat. Bu kayıtlar ciroyu artırmaz ama stoktan düşer ve ay sonunda “şu kadarı ikrama gitmiş” diyebilmenizi sağlar. Ölçemediğiniz gideri yönetemezsiniz.

6. Farkı haftalık okuyun, aylık değil

Teorik tüketim (satıştan hesaplanan) ile fiili tüketim (sayımdan çıkan) arasındaki fark haftalık bakıldığında düzeltilebilir bir sapmadır; aylık bakıldığında ise nedeni artık hatırlanmayan bir zarardır.

Bilnex bu süreçte nasıl kullanılıyor?

Bilnex Cafe & Restoran çözümünde satış ile stok arasındaki bağ üretim reçetesi üzerinden kurulur. Menüdeki ürünün reçetesi tanımlandığında, adisyonda o ürün satıldığı anda hammadde stoktan düşer. Çok kasa ile çalışan işletmelerde kasa takibi ayrı ayrı raporlanır; veresiye çalışan müşteriler için cari hesap tarafı devrededir.

Toplu üretim fişi, servis dışı saatlerde hazırlanan ürünler için kullanılır: sabah hazırlanan soğuk demleme ya da sos, bir üretim fişiyle hammaddeden düşürülüp mamul olarak stoğa girer. Böylece gün içindeki satışlar hazır mamulden düşer, hesap ikinci kez yapılmaz.

Barista bazlı satış takibi de mümkündür; satışı yapan personel kaydedildiği için hem prim hesabı hem de kim ne kadar fire veriyor sorusu ölçülebilir hâle gelir.

Hangi Bilnex kurgusu size uygun?

Tek şubeli, salon ağırlıklı bir cafede Bilnex Cafe & Restoran çözümü tek başına yeterli oluyor. Yanına fatura, cari ve banka tarafı da gerekiyorsa ön muhasebe süreçlerini Bilnex Ticari ile yönetmek mantıklı bir tamamlayıcı. Birden fazla şube varsa merkez–şube veri akışının baştan planlanması gerekir; bu, üründen çok kurulum kararıdır.

Nereden başlamalı?

Sırası şu: önce en çok satan 20 ürünün reçetesi, sonra birim dönüşümleri, sonra açık ürün kartları, en son günlük kısa sayım. Hepsini aynı hafta yapmaya çalışmayın; ilk iki adım bile kaybın büyük kısmını görünür kılar.

Sık sorulan sorular