Oto yedek parça programı: OEM kodu, muadil ve raf takibi

Yedek parçacılıkta günün büyük bölümü tek bir işle geçer: doğru parçayı bulmak. Müşteri telefonda bekler, usta serviste bekler. Parçayı otuz saniyede bulamayan bir sistem, kaç kalem stok tuttuğundan bağımsız olarak işe yaramaz.

Bu yüzden yedek parça programında ilk kriter stok doğruluğu değil, arama kabiliyetidir.

Bir parçanın kaç kodu var?

Aynı parça birden fazla kodla anılır:

• OEM kodu — üreticinin orijinal kodu.
• Muadil üretici kodları — her muadil markanın kendi kodu.
• Kendi stok kodunuz — iç düzeniniz.
• Barkod — varsa.
• Çapraz referans — farklı marka araçlarda aynı parçanın kullanılması.

Program bu kodların hepsiyle arama yapabilmelidir. Müşteri hangi kodu söylerse söylesin parça bulunmalı. Tek kod üzerinden çalışan bir sistemde, kodu bilmeyen müşteriye hizmet vermek imkânsız hâle gelir.

Marka–model–motor uyumu

Yedek parçada ikinci arama biçimi araçtan gitmektir: “2016 model 1.6 dizel şu araca fren balatası”. Bu, ürün kartında uyumluluk bilgisinin tutulmasını gerektirir.

Tam bir uyum kataloğu kurmak büyük emek ister; ancak en çok satan kalemler için bile tanımlandığında satış hızını belirgin biçimde artırır. Pratik yaklaşım, en çok hareket gören 200–300 kalemle başlamaktır.

Raf yeri: unutulan ama en çok zaman kazandıran alan

Stokta “3 adet var” yazması, parçanın bulunduğu anlamına gelmez. Raf yeri (koridor–raf–göz) kaydedildiğinde arama süresi dramatik biçimde düşer. Yeni personel için de bu bilgi, ustalık gerektiren bir işi öğrenilebilir hâle getirir.

Raf yeri stok kartında bir alan olarak tutulur ve sayımlarda birlikte kontrol edilir.

Toptan ve perakende ayrımı

Yedek parçacılar genellikle iki tür müşteriye satar: son kullanıcı ve servisler/bayiler. İkisinin fiyatı farklıdır. Program müşteri bazlı fiyat listesi ve iskonto tanımlayabilmelidir.

Servis müşterileri açık hesap çalışır; cari takip, vade ve risk limiti gerekir. Bu tarafın genel mantığını cari takip programı yazısında anlattık.

Ölü stok: sektörün kronik sorunu

Yedek parçada sermayenin önemli bir bölümü hareketsiz stokta durur. Yıllardır satılmayan parçalar rafta yer ve para tutar. Çözümün ilk adımı ölçmektir: hangi kalem kaç aydır hareket görmedi?

Hareketsiz stok raporu düzenli alındığında, bu kalemler için indirim, iade ya da takas kararı zamanında verilebilir. Rapor alınmadığında karar hiç verilmez.

Çoklu birim

Bazı parçalar adetle, bazıları takım/set olarak satılır. Balata takım gelir, adet satılır. Program çoklu birim desteklemiyorsa ya iki ayrı kart açmak ya elle hesap yapmak gerekir; ikisi de hataya açıktır.

Bilnex tarafında kurgu

Bilnex tarafında stok kartlarında barkod tanımlanabiliyor, barkod etiket basımı yapılabiliyor ve çoklu birim destekleniyor. Depo takibi ile farklı depolar ayrı izlenebiliyor; min/max stok seviyesi ile sipariş noktaları tanımlanabiliyor.

Cari hesap tarafında müşteri bazlı fiyat, iskonto, vadeli tahsilat ve hareket kapama mevcut; çek-senet takibi ayrıca var. Fatura ve e-Fatura/e-Arşiv süreçleri aynı yapıda yürüyor. Servis tarafıyla birlikte çalışıldığında parça çıkışı iş emrine bağlanabiliyor.

Bayi ve servislere satış yapan işletmelerde Bilnex B2B ile bayi sipariş portalı kurulabiliyor; müşteriler kendi fiyatlarıyla sipariş verebiliyor. Saha satışı varsa Mobilnex tarafı devreye giriyor.

Hangi çözüm gerekli?

Perakende ağırlıklı bir parçacıda Bilnex Ticari çekirdek olarak yeterli; servis de yapılıyorsa Oto Servis çözümü eklenir. Toptan ve bayi satışı ağırlıktaysa B2B tarafı öne çıkar. Lastik satışı da yapıyorsanız lastikçi programı yazısındaki DOT ve depolama kurgusu işinize yarayabilir.

Nereden başlamalı?

1. En çok hareket gören 300 kalemin kod ve raf yeri bilgisinin tamamlanması.
2. Muadil kod eşleştirmelerinin bu kalemler için girilmesi.
3. Toptan/perakende fiyat listelerinin ayrılması.
4. Hareketsiz stok raporunun aylık rutine alınması.

Sık sorulan sorular