ERP danışmanlığı neden önemlidir?

ERP danışmanlığı, çoğu işletmenin bütçe kalemleri arasında en kolay çizilen satırdır. "Yazılımı alalım, danışmanlığa gerek yok, kendimiz kurarız." Bu cümlenin ardından gelen tabloyu çok gördük.

Danışmanlık atlandığında ne oluyor?

Program kurulur, modüller açılır, kullanıcılar tanımlanır. Teknik olarak her şey çalışır. Sonra şunlar başlar:

• Depo, sisteme güvenmediği için kendi Excel'ini tutmaya devam eder.
• Stok kartları herkesin aklına gelen mantıkla açıldığı için raporlar anlamsız gruplanır.
• Yetki tanımlanmadığı için herkes her ekranı görür; sonra bir kayıt silinir ve kimin sildiği bilinmez.
• Ay sonunda muhasebe, sistemden çıkan rakamı elle düzeltir.

Altı ay sonra varılan yargı hep aynıdır: "program işimize yaramadı". Oysa program çalışıyordu; çalışmayan şey kurguydu.

Danışman tam olarak ne yapar?

Süreci görünür kılar

İşletmede süreçler genellikle yazılı değildir; kişilerin kafasındadır. Danışmanlığın ilk işi bunu kâğıda dökmektir. Bu adımda çoğu zaman işletme sahibi de ilk kez, işin gerçekte nasıl yürüdüğünü bütün olarak görür.

Kararları öne çeker

Stok nasıl kodlanacak? Depolar nasıl ayrılacak? Maliyet hangi yöntemle hesaplanacak? Kim hangi ekranı görecek? Bunlar kurulumdan önce verilmesi gereken kararlardır; sonradan değiştirmek pahalıdır.

Gereksizi ayıklar

İyi bir danışmanlık, alınacak modül sayısını genellikle azaltır. Kullanılmayacak modül, ödenmiş ama karşılığı alınmamış lisanstır; üstelik ekranları da gereksiz karmaşıklaştırır.

Kullanıcıyı işin içine katar

Sistemi kullanacak kişiler karar masasında yoksa, sistem de sahiplenilmez. Direncin en yaygın nedeni budur ve teknik hiçbir çözümü yoktur.

"Danışmanlık pahalı" itirazı

Karşılaştırma yanlış yapılıyor. Danışmanlık bedeli, lisans bedeliyle değil; yanlış kurulmuş bir sistemin maliyetiyle karşılaştırılmalıdır. O maliyet şunlardan oluşur:

• Kullanılmayan modüllerin lisans bedeli
• Paralel yürütülen Excel'lerde harcanan insan saati
• Güvenilmeyen rapor yüzünden geciken veya yanlış verilen kararlar
• İki yıl sonra yeniden kurulum veya program değişikliği

Bu dört kalemin toplamı, hemen her projede danışmanlık bedelinin üzerindedir.

Ne zaman danışmanlık almalı?

İki doğru zaman var: kurulumdan önce ve işler tıkandığında. İkincisi daha sık yaşanıyor; mevcut kurulumun gözden geçirilmesi çoğu zaman yeni lisans almadan çözüm üretiyor. Ayrıntı: Bilnex ERP danışmanlık ve ERP danışmanlığı — İstanbul.

Özet

ERP projelerinin başarısızlık nedeni genellikle yazılım değildir. Süreçler tanımlanmadan kuruluma başlanması, kullanıcıların sürecin dışında bırakılması ve geçiş döneminin hafife alınması — üçü de danışmanlığın konusudur.